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HOME>主催者のかた>ご利用案内>ご利用までの流れ

ご利用までの流れ

1使用申込書のご提出

主催者様

初回使用又は初日受付開始日の場合は、催事の主催者様又は、主催者様からの委託を受けた方が管理事務室にご来館いただき、利用申請フォームよりお申し込みください。

これ以外の場合は、電話でご予約後、FAX・Eメール等でお申し込みいただけます。

初日受付は、確定した催事のお申し込みのみとさせていただきます。申込方法についてご不明な点は、企画営業グループまでお問い合わせください。

受付開始日

国際会議・国際的な展示会の場合

1指定会議場使用の場合
  随時受付


2その他
  利用開始日の4年前の月の初日から

全国的な会議・展示会の場合

1全施設使用の場合
  利用開始日の4年前の月の初日から


2その他
  利用開始日の2年前の月の初日から

当会議場の全施設を利用の場合

利用開始日の2年前の月の初日から

その他の場合

利用開始日の13ヶ月前の月の初日から

※申込みは、原則利用開始日の10日前を締切りとします。詳細はお問合せください。

使用可能日

1月4日~12月28日(休館日・点検日は除く)

  • 休館日:12月29日~1月3日
  • 点検日:指定管理者が定める月1~2回程度の通常点検(2~3日程度)及び約半年に1度の総合点検(1週間程度)

使用時間の区分

午前9:00~12:00
午後13:00~17:00
午前・午後9:00~17:00
夜間18:00~21:30
午後・夜間13:00~21:30
全日9:00~21:30

  • センチュリーホール・イベントホール・第1、2リハーサル室は22:00まで使用可能です。
  • 利用時間には、準備・片付けの時間も含みます。
  • 午前・午後・夜間区分間の1時間については、連続使用の場合のみ使用可能です。

2利用料金のお支払い

利用料金のお支払い

主催者様

施設利用料金は事前にお支払いいただきます。お手元に請求書が届きましたら、指定の期日までに施設利用料金をお支払いください。
また、指定の期日までに施設利用料金をお支払いいただけない場合には、使用許可を取り消しさせていただくことがあります。

使用許可書発行・請求書の送付

会議場

ご入金いただいたことが確認できましたら、使用許可書を発行いたします。
使用許可書はご使用当日必要となりますので、施設のご使用が終了するまで大切に保管してください。

附属設備利用料金及び電気・ガス・水道料金については、ご使用後に請求いたしますので、指定の期日までにお支払いください。なお、机・イスの利用料金はイベントホールを除き無料です。
会議場の管理上支障があるときや、公の秩序又は善良な風俗を乱すおそれがあるときは施設のご使用はできません。

使用の取り消し・変更

予約確定後は利用施設及び使用日・使用時間区分の変更はできません。
使用の内容を変更する場合は、初めのお申し込みを一旦取り消していただき、新たにお申し込みいただくことになります。

使用の取消し・変更に伴う利用料金について

利用料金は原則としてお返しできません。下記の期間に取り消しが承認された場合は、次のとおりキャンセル料を申しうけます。

使用日の6ヶ月前まで 利用料の30%
使用日の3ヶ月前まで 利用料の50%
使用日の14日前まで 利用料の70%

※利用日の14日前を過ぎますと利用料はお返しできません。

3打ち合わせ・下見

打ち合わせ

主催者様会議場

施設の使用形態、使用附属設備等の打ち合わせについては、あらかじめ関係資料図面等をご送付いただき、ホール関係は使用日の約1カ月前までに、会議室は使用日の約2週間前までにお願いします。

下見について

使用施設の下見が必要な場合は、必ず事前に企画営業グループまでご連絡ください。
なお、下見を希望される施設が使用中の場合は下見をすることができません。

4会場の準備

ご使用いただきます施設によって、次のように方法が異なります

会場名

  • センチュリーホール
  • イベントホール
  • 白鳥ホール
  • レセプションホール※1
  • 展示室※2

※1 会議以外のご使用
※2 展示室としてのご使用

  • ご使用にともなう準備・片付け・使用機器の操作については、全て主催者様でお願いいたします。従いまして、催事の準備・本番・片付けが利用時間の中で余裕をもって行うことができるようにご計画ください。
  • 催事終了後は、時間内に清掃・ゴミ処理を行っていただき、必ずご使用前の状態にお戻しください。

会場名

  • 会議室
  • 国際会議室
  • レセプションホール※1
  • 展示室※2

※1 会議としてのご使用
※2 会議室としてのご使用

  • 当会議場でお貸しする机、イスその他の附属設備の準備・片付けについては、当会議場が行います(一部会議室は固定型)。なお、主催者様がお持ち込みの機器・看板等の準備・片付けについては、使用時間の中で主催者様で行っていただきます。
  • 当会議場が行います準備はお客様の入室前に完了しておりますので、ご使用途中に使用形態等の変更をされる場合は主催者様で行っていただきます。また、ご使用日前日の会場レイアウトの変更には対応いたしかねます。
  • 催事終了後は、時間内に清掃・ゴミ処理を行っていただき、必ずご使用前の状態にお戻しください。

5開催当日

ご使用前

主催者様

管理事務室受付へお立寄りいただき、使用許可書を提示し受付をしてください。
使用施設の開錠は当会議場職員が行います。あわせて附属設備のご利用方法をご案内いたします。

ご使用中

主催者様

使用機器の操作については、主催者様でお願いします。

ご使用後

主催者様

ご使用後の使用施設の施錠は、当会議場職員が行いますので、スタッフルームまでご連絡ください。忘れ物、落とし物の有無及び施錠を確認されましたら管理事務室へお立寄りください。

受付窓口

名古屋国際会議場 指定管理者
コングレ・名古屋観光コンベンション
ビューローコンソーシアム

電話
052-683-7711
FAX
052-683-7777

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